Digitale Lösung für das moderne Reisemanagement

Travel Management Software myDutyTrip vereinfacht den gesamten Dienstreise-Prozess

Die Abwicklung von Dienstreisen ist ein umfassender Prozess, dessen Handling sich über eine digitale Plattform deutlich effizienter gestaltet. Der Einsatz einer umfassenden Travel Management Software unterstützt Unternehmen dabei, Aufwände zu reduzieren, Kosten zu sparen, ihrer Fürsorgepflicht nachzukommen und die Flexibilität und Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu gewährleisten.

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Der Aufwand, den Unternehmen für das Reisemanagement und die Reiseabrechnungen aufbringen müssen, ist nicht zu unterschätzen. Auch wenn die digitale Zusammenarbeit und die Möglichkeit zur Videokonferenz heute akzeptierter denn je ist, so stellen Dienstreisen in Form von Messen, Tagungen oder im Rahmen von Geschäftsterminen vor Ort dennoch einen unverzichtbaren Teil des Arbeitsalltags in fast allen Branchen dar. Von kleinen Unternehmen über den Mittelstand bis zu den Global Playern, von Industrieunternehmen über Dienstleister bis zu Logistikern: Alle Branchen und Unternehmensgrößen profitieren von einer modernen Travel Management Software.

 

Travel Management Software unterstützt den gesamten Prozess

Gerade nach den coronabedingten Reisebeschränkungen drängen Unternehmen wieder auf Dienstreisen, um bei Kund:innen oder bei Messen live vor Ort zu sein. Die Notwendigkeit von Reisen, die den direkten Kontakt ermöglichen, ist branchenübergreifend anerkannt. Umso wichtiger ist das Handling der zahlreichen Reiseaktivitäten in einem Unternehmen.

myDutyTrip ist eine Travel Management Software, die eine umfassende digitale Abwicklung aller Aspekte einer Dienstreise ermöglicht. Die von LHIND entwickelte Software unterstützt den gesamten Prozess von der Planung über die Genehmigung und Buchung bis zur Reisekostenabrechnung. So erleichtert das Self Service-System Reisenden und allen weiteren am Prozess Beteiligten die Arbeit, reduziert die Kosten im Unternehmen und stellt somit eine smarte, kostengünstige und schnell nutzbare Lösung dar.

Eine Lösung für alle Branchen

Unternehmen aller Branchen und aller Größen profitieren von der digitalen und benutzerfreundlichen Travel Management Software myDutyTrip.
 

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Die Airline-Edition

Aufgrund der besonderen Bedingungen innerhalb der Flugbranche gibt es eine spezielle myDutyTrip-Version für Airlines. Kontaktieren Sie uns für weitere Informationen gerne persönlich.

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Vom Reisemanagement über die Reisekostenabrechnung bis zum Reporting: Der Funktionsumfang von myDutyTrip

myDutyTrip umfasst als moderne Travel Management Software alle notwendigen Vorgänge einer Dienstreise. Denn eine solche Reise beginnt nicht erst mit der Buchung und hört nicht mit dem Verlassen des Flugzeugs auf. Der Einsatz von myDutyTrip bietet daher Optimierungsmöglichkeiten in allen Stufen und Belangen der Reiseplanung.

Die Vorteile von myDutyTrip erstrecken sich über alle Prozesse der Reiseplanung – vom Reisemanagement über die Reisekostenabrechnung bis hin zu den Bereichen Analyse und Reporting.

Innerhalb der Software lässt sich die anstehende Geschäftsreise planen, beantragen, buchen und von den Reisenden abrechnen. Mitarbeitende können dies selbst erledigen, da myDutyTrip als Self-Service-Portal rund um die Uhr von überall aus verfügbar ist. Es besteht zudem die Möglichkeit, die Daten der beantragten Reise an vorher definierten Punkten an das Travel Management oder an Abteilungsleitungen zur Verwaltung und Genehmigung weiterzuleiten. Welche Genehmigung erforderlich ist, lässt sich je nach Reiseziel, Reisedauer oder Reisekosten unterschiedlich definieren und anpassen.

Unternehmen greifen auf verschiedene Supplier und Netzwerke für die Buchung von Flügen, Hotels und weiteren Reisemitteln zurück. Eine Vielzahl von Anbietenden ist bereits standardmäßig über myDutyTrip buchbar. Liegen bestehende Vereinbarungen zwischen einem Unternehmen und einem Reisebetrieb vor oder wird der Betrieb aus anderen Gründen bevorzugt, so lässt sich dies schnell und unkompliziert in das System integrieren.

Reiserichtlinien lassen sich vom Unternehmen vorher definieren, über myDutyTrip hinterlegen und anwenden. Diese Bestimmungen greifen dann automatisch bei allen getätigten Reiseplanungen. So verhindert das Unternehmen, dass Reisende zu teure Hotels buchen oder anderweitig das vorgesehene Budget überschreiten.

Auch während der Reise ist es über das Travel Management Tool möglich, spontan auf Veränderungen zu reagieren, Transportmittel oder Unterkünfte umzubuchen sowie ergänzende Buchungen genehmigen zu lassen und zu tätigen. Das alles geschieht mobil über die App oder via Desktop.

Mit myDutyTrip als Software für die Erstellung und Vorbereitung der Reisekostenabrechnung wird der Vorgang des Reisekostenmanagements digitalisiert und vereinfacht. Hierbei lassen sich Abrechnungen und Belege zu Flug-/Transport- und Hotelkosten, Spesen sowie sonstige Ausgaben von den Reisenden erfassen, alle Kosten für eine Reise sammeln oder Pauschalen ermitteln.

Das Erfassen all dieser Daten (ebenso wie die Weiterleitung an das Reisekostenabrechnungs-Tool) geschieht medienbruchfrei und komplett digital. So lassen sich Ungenauigkeiten in der Abrechnung vermeiden, während gleichzeitig die Transparenz und Übersichtlichkeit zunehmen. Durch die Anbindung an bestehende Expense-Management-Systeme oder Buchhaltungssoftware-Lösungen lassen sich die Daten schnell und ohne zusätzlichen Aufwand weiterverarbeiten. Auch die Reisenden selbst profitieren von der einfachen und direkten Bedienung und Übermittlung der Daten sowie von der beschleunigten Rückerstattung durch das Expense-System.

In der Summe verringert sich der Aufwand für alle Beteiligten, da alle Prozesse digitalisiert, automatisiert und optimiert werden. Belege müssen nicht mehr händisch gesammelt und übermittelt, Kosten nicht mehr manuell errechnet und dem korrekten Konto zugeordnet und Budget-Entscheidungen nicht mehr ohne eine vollumfassende Datenlage getroffen werden.

Zusätzlich sorgt myDutyTrip durch die exakte Erfassung und digitale Speicherung aller Unterlagen dafür, dass alle Vorschriften bezüglich der Aufbewahrungsfristen und des Datenschutzes eingehalten werden.

Die Vorteile von myDutyTrip machen sich vor allem bei Unternehmen bemerkbar, die hohe Reiseaktivitäten in ihrer Belegschaft verzeichnen. Doch auch kleine und mittelständische Unternehmen profitieren von der Sicherheit und Kontrolle, die eine solche Software bietet, und von der Zeitersparnis, die Ressourcen für wertschöpfende und produktive Arbeiten freisetzt. Die Reisenden werden ebenso wie die Travel Manager:in in allen Aspekten des Reisekostenmanagements entlastet.

Die Sammlung aller Daten in einem zentralen Portal sorgt für neue Möglichkeiten im Bereich der Analyse und des Reportings. Die relevanten Daten stehen in Echtzeit zur Verfügung und können jederzeit eingesehen werden. Das fördert nicht nur datengestützte Analysen und in der Folge fundiertere Entscheidungen, sondern auch die frühzeitige Aufdeckung von drohenden Budgetübertretungen/-überziehungen, Betrugsversuchen und Compliance-Verstößen.

Die Reisedaten der Mitarbeitenden werden nach Abfahrts- und Ankunftsort getrackt, das Unternehmen weiß immer, wo sich die Belegschaft gerade befindet. Neben der Sicherheit profitiert auch der Einkauf von diesen Informationen. Ist zum Beispiel ersichtlich, dass bestimmte Hotels besonders häufig gebucht werden, so lassen sich mit diesem Wissen bessere Konditionen aushandeln, die unter dem üblichen Marktpreis liegen. Gleiches gilt für die Auswahl der Airlines, der Bahn oder Mietwagenanbieter.

Die Nachverfolgbarkeit und Informationsdichte, die eine ausgereifte Travel Management Software bietet, sorgt für den so wichtigen Überblick über die Reiseaktivitäten und Reisekosten im Unternehmen. Nur so lassen sich Kosten sparen, Prozesse optimieren und selbstgesteckte Ziele im Bereich des Reisemanagements kontrollieren und schließlich erreichen.

myDutyTrip im End-to-end-Prozess

myDutyTrip unterstützt den gesamten Prozess von der Dienstreiseplanung, Buchung und Genehmigung bis zur Reisekostenabrechnung. Die Lösung bietet damit einen umfangreichen Nutzen vor, während und nach der Reise. Dabei hat die Software unterschiedliche Funktionen für alle Personen, die an der Reiseplanung und -abrechnung beteiligt sind.

 

Bereits vor der Reise lassen sich die wichtigsten Prozesse über myDutyTrip steuern:

  • Optionale Einstellungen zum Genehmigungsverfahren
  • Hinterlegen der firmeninternen Travel Policy
  • Flexible Festlegung der benötigten Rahmendaten (Projektnummer, Reisegründe usw.)
  • Reiseplanung
  • Genehmigungsanfrage für die Reise an Zuständige & Genehmigungsprozess
  • Möglichkeit zu gesonderten Genehmigungsvorgängen für Risikogebiete

Der Buchungsprozess innerhalb der Software ist einfach und intuitiv:

  • Buchung von Flug, Bahn, Unterkunft, Mietwagen usw.
  • Wiederverwendung von bestehenden Benutzerprofilen oder Reisedaten für die Buchung
  • Optionaler Genehmigungsvorgang bei z.B. ergänzenden Buchungen oder der gesamten Kosten
  • Mehrere Buchungen pro Trip

Auch während der Reise selbst erfüllt myDutyTrip verschiedene Funktionen:

  • Buchungsänderungen
  • Sofortige Genehmigung von Änderungen
  • Optionaler Genehmigungsvorgang
  • Tracking des Reisestandorts
  • Push-Nachrichten vom Unternehmen (z.B. wenn der Reisende sich in einem Land mit akuter Risikolage befindet)
  • Reporting

Nach der Dienstreise fallen verschiedene Arbeitsschritte im Bereich der Abrechnung an:

  • Erfassung der Ausgaben
  • Hochladen der gescannten oder fotografierten Quittungen
  • Automatische Berechnung der Verpflegungspauschalen
  • Optionaler Genehmigungsvorgang
  • Automatischer Datentransfer in das Abrechnungs-Tool zur Rückerstattung an die Reisenden

Optimierte Prozesse, die sich auch bei den Mitarbeitenden bemerkbar machen

Unternehmen, die auf die Travel Management Software myDutyTrip setzen, profitieren besonders in den folgenden Bereichen:

Durch die One-Stop-Shop-Lösung führen alle beteiligten Mitarbeitenden sämtliche Vorgänge in einem zentralen System durch und müssen nicht mehr zwischen verschiedenen Software-Lösungen oder manuellen Prozessen wechseln. Dadurch behalten Mitarbeitende, Travel Manager:innen sowie Team- und Abteilungsleitungen immer den Überblick über alle Vorgänge und Buchungen der Reisen. Das macht die Kosten in Echtzeit einsehbar, jederzeit kontrollierbar und ermöglicht ein präzises Ausgabenmanagement. Liegt eine Überschreitung des Budgets vor, so fällt dies nicht erst im Nachhinein auf, sondern kann direkt adressiert bzw. verhindert werden. Es kann nichts gebucht werden, was nicht vorher freigegeben wurde oder gegen die firmenintern festgelegten Reiserichtlinien verstößt.

Durch die händische Eingabe von Reiseinformationen und nicht automatisierte Datentransfers zwischen verschiedenen Erfassungs- und Buchungssystemen kommt es nicht selten zu Fehlern und Ungenauigkeiten. Im Gegensatz dazu setzt myDutyTrip auf die digitale Erfassung und vollautomatische Übermittlung aller Buchungen, Belege usw. und ermöglicht damit eine einfachere, fehlerfreie und weniger aufwändige Bearbeitung aller Reiseaktivitäten und Reisekosten. Dafür sorgt auch die medienbruchfreie Verarbeitung innerhalb eines einzigen Systems. Es ist kein langwieriger E-Mail-Austausch mehr nötig, um zum Beispiel Änderungen abzusprechen, ebenso braucht es keine manuellen Freigaben und keine aufwändigen Dokumentationen mehr. Der gesamte Prozess ist mit nur wenigen Klicks erledigt.

Die Einhaltung der gesetzlichen oder firmeninternen Richtlinien und Compliance-Vorgaben wird durch myDutyTrip deutlich leichter. Denn die unternehmensinternen Richtlinien werden bereits im Vorfeld im System hinterlegt und mit den Reiseplanungen im Hintergrund automatisiert abgeglichen. Nicht-Richtlinienkonforme Buchungen werden so zuverlässig verhindert. Zudem können alle Beteiligten die Richtlinen jederzeit im System einsehen. Fehler, Compliance-Verstöße und Betrugsversuche werden so verhindert oder zumindest rechtzeitig erkannt.

Duty of Care ist ein zunehmend zentraler Punkt innerhalb der Betreuung der Reisenden durch das Unternehmen und Travel Manager:innen oder HR Mitarbeiter:innen. Reisen in High Risk Destinations können daher nach Wunsch des Unternehmens mit gesonderten Genehmigungsverfahren verknüpft werden. So wird die Auswahl der Reiseziele, Unterkünfte und Transportmittel nach den intern festgelegten Vorgaben eingeschränkt oder mit besonderen Genehmigungsverfahren verknüpft. Damit das Unternehmen seiner Fürsorgepflicht auch während der Reise nachkommen kann, bietet das System einen zentralen Überblick über die Aufenthaltsorte der Reisenden. Sollte es eine Naturkatastrophe oder andere sicherheitsrelevante Vorfälle am Zielort geben, kann das Unternehmen mit Push-Nachrichten Kontakt zu seinen Mitarbeiter:innen vor Ort aufnehmen, Warnungen aussprechen, um Rückmeldung bitten oder weitere Informationen zur Verfügung stellen.

Duty of Care

Unter dem Begriff Duty of Care versteht man eine sogenannte Fürsorgepflicht, die Unternehmen ihren Angestellten gegenüber haben. Diese Fürsorgepflicht, die sich um das Wohl und die Sicherheit der Belegschaft am Arbeitsplatz dreht, gilt ebenso für Dienstreisen. Dabei geht es zum Beispiel darum, die Reisenden mit allen notwendigen Informationen zur Reise und zum Reiseziel auszustatten, im Vorfeld für eventuell notwendige medizinische Vorkehrungen zu sorgen (z.B. in Form von Impfungen) und die notwendigen Unterlagen, Versicherungen etc. bereitzustellen. Durch moderne Travel Management Software steht das Unternehmen auch während der Reise mit den Reisenden in Kontakt, kennt den Aufenthaltsort und kann zum Beispiel im Notfall über Push-Nachrichten über Vorkommnisse am Reiseort informieren und warnen und so zur Sicherheit beitragen.

Nicht nur das Unternehmen profitiert von den Möglichkeiten des Systems. Auch den Reisenden bietet es viele Vorteile durch die vereinfachten, automatisierten und beschleunigten Prozesse. Sie buchen ihre Reisen digital und selbstständig, bewegen sich dabei stets innerhalb der vorgegebenen Richtlinien und müssen Genehmigungsverfahren nur durchlaufen, wenn diese auch wirklich vorgesehen sind. Während der Reise können sie flexibel auf veränderte Gegebenheiten reagieren und im Anschluss erhalten sie durch eine schnelle Reisekostenabrechnung zügig und korrekt ihre Rückerstattung.

Einfache Implementierung, individuelle Anpassung

Die myDutyTrip Software ist schnell und ohne großen IT-Aufwand installierbar. Die einmal zu zahlenden Kosten für die Implementierung sind gering, gleiches gilt für die Nutzungsgebühr, die pro Reise anfällt. Es wird stets nach tatsächlichem Nutzen abgerechnet, laufende Kosten gibt es nicht. Das macht myDutyTrip besonders für kleine und mittelständische Unternehmen interessant, die bislang noch mit manuellen Prozessen arbeiten oder noch auf eine veraltete oder nur bedingt nutzerfreundliche Lösung zurückgreifen. Mit der gesteigerten Effizienz bei gleichzeitig geringem Aufwand für die Integration und einer hohen Nutzerakzeptanz machen sich die Einsparungen im Unternehmen schnell bemerkbar.

Die Software kann über diverse Schnittstellen an eine bestehende heterogene Systemlandschaft angebunden werden. Die Integration in HR-Systeme, Intranet-Umgebungen und vorhandene Reisekostenabrechnungssysteme (z.B. SAP) ist ohne Weiteres möglich. Firmeninterne Reiserichtlinien können eingebunden werden, Genehmigungsverfahren lassen sich individuell anpassen und Nutzungsrechte und -rollen können frei vergeben werden.

Die Vorteile auf einen Blick

  • Alle Buchungen rund um Dienstreisen erfolgen über eine zentrale Plattform
  • Die Benutzerfreundlichkeit sorgt für eine hohe Akzeptanz im Unternehmen und bei den Reisenden
  • Die Reiseaufwendungen sind jederzeit einsehbar und somit leicht kontrollierbar und transparent
  • Reisekosten können reduziert werden
  • Genehmigungsverfahren können an jedem Punkt optional eingefügt und für spezielle Fälle (z.B. Risikogebiete oder in mehreren Stufen je nach Reisekosten) angepasst werden
  • Benutzerrechte können individuell (Master Access, Admin Profile, Reporting-Rechte etc.) vergeben werden
  • Interne Reiserichtlinien und Compliance-Vorgaben können im System hinterlegt werden und gleichen alle Planungen und Buchungen automatisiert ab
  • Der gesamte Prozess von der Planung über die Buchung bis zur Abrechnung findet digital und medienbruchfrei statt

Wer im Unternehmen profitiert von myDutyTrip?

  • Selbstständige Buchung bei Einhaltung der vordefinierten Richtlinien
  • Zugriff 24/7 und von jedem Ort aus
  • Flexible Umbuchungen während der Reise
  • Einfache Verwaltung und Übermittlung aller Quittungen und Ausgaben
  • Schnelle Rückerstattung der Reiseaufwendungen
  • Höhere Transparenz, mehr Kontrolle
  • Kontaktmöglichkeiten zu Reisenden vor Ort
  • Vereinfachte Reisekostenerfassung
  • Zentrale Verwaltung und automatisierter Abgleich von Reiserichtlinien und Steuerung von Genehmigungsverfahren
  • Erhöhte Sicherheit und verbesserte Compliance
  • Unkomplizierte Installation
  • Schnelle Integration in bestehende Systeme
  • Hohe Benutzerfreundlichkeit
  • Zuverlässige Einhaltung der Sicherheitsstandards
  • Digitales und zentrales Reise-Ausgabenmanagement
  • Automatisierte Prozesse bei der Abrechnung
  • Leicht kalkulierbare und überwachbare Kosten, einfache Forecast-Erstellung  
  • Aufwands- und Kostenreduktion

Benutzerfreundlichkeit auf allen Ebenen

myDutyTrip ist auf allen gängigen Geräten nutzbar – Laptop, Tablet, Smartphone, über den Browser oder als App.

Eine moderne Travel Management Software darf auch unterwegs nichts in Sachen Benutzerfreundlichkeit einbüßen. Mit der App von myDutyTrip lassen sich alle Prozesse auch bequem unterwegs durchführen und so auch während der Reise jederzeit anpassen. Die App ermöglicht zudem eine Offline-Nutzung.

Die integrierten Dashboards sorgen für die notwendige Visualisierung, erhöhen so die Übersicht und erweitern die Möglichkeiten zur schnellen Auswertung und Analyse aller Reisevorgänge.

Die Nutzerrollen lassen sich individuell anpassen und vergeben und reichen dabei von vollumfänglichen Admin- bis zu eingeschränkten Reporting-Rechten.

Erfahren Sie mehr über die Travel Management Software myDutyTrip von LHIND

Sie möchten mehr über die moderne Reisemanagement-Lösung von LHIND, die einfache Integration, den Funktionsumfang und die Vorteile erfahren? Sprechen Sie uns jederzeit an. Wir beraten Sie gerne und helfen Ihnen dabei, die richtige Lösung für Ihren Anwendungsfall zu finden.

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FAQ

Travel Management Systeme sind digitale Plattformen für das Reise- und Reisekostenmanagement, innerhalb derer Funktionen zur Verfügung stehen, um Reisen zu planen, Buchungen zu tätigen, Quittungen einzureichen und viele weitere Aufgaben rund um Dienstreisen zu erledigen. Durch ein solches System finden alle Prozesse auf einer Plattform statt und können jederzeit eingesehen, kontrolliert und angepasst werden.

Ein Travel Management System wie myDutyTrip von LHIND sorgt für eine reibungslose und medienbruchfreie Abwicklung von Dienstreisen. Das beinhaltet den gesamten Prozess von der Planung, über die Genehmigung und Buchung bis zur Betreuung während der Reise und der Abrechnung nach der Reise.

Die Nutzung einer Software für die Verwaltung von Dienstreisen ist aus vielerlei Gründen sinnvoll. Die Software vereinfacht die Planung, Buchung, Betreuung und Abrechnung von Dienstreisen. Dadurch erhöht sich nicht nur die Transparenz, sondern auch Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit profitieren maßgeblich. In der Folge werden Prozesse optimiert und Kosten gespart.