Transparentere Abrechnung

Neue Software modernisiert die Containerfaktura bei der HHLA

Tausende Container warten im Hamburger Hafen darauf, schnell und effizient fakturiert zu werden. Für einen reibungslosen Prozessablauf im digitalen Invoicing spielt die IT eine zentrale Rolle. Eine moderne Software, die Abrechnungsprozesse automatisiert, Abrechnungsdaten für jeden einzelnen Container sammelt, aufbereitet und elektronisch an die Kunden übermittelt, sorgt für die effiziente Fakturierung im Containerumschlag. Die Hamburger Hafen und Logistik AG (HHLA) setzt hier auf eine in ABAP realisierte Abrechnungsschnittstelle, die gemeinsam mit Lufthansa Industry Solutions (LHIND) auf Basis von SAP SD im Unternehmen entwickelt wurde.

Der Kunde

Die Hamburger Hafen und Logistik AG (HHLA) ist ein führender europäischer Hafen- und Transportlogistikkonzern. Kerngeschäft sind der Containerumschlag in Seehäfen und Containertransporte zwischen Häfen und dem deutschen sowie europäischen Binnenland. Darüber hinaus bietet die HHLA ein breites Spektrum an Hafen-, Service- und Beratungsdienstleistungen an. Als Immobilienspezialist ist die HHLA Kompetenzpartner für die Entwicklung attraktiver Office-, Gewerbe- und Logistikimmobilien in Hamburg.

Über 6.300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind für die HHLA und ihre Tochtergesellschaften im In- und Ausland tätig. Gemeinsam mit ihren Kunden entwickeln sie logistische und digitale Knotenpunkte entlang der Transportströme der Zukunft und setzen dabei auf innovative Technologien und nachhaltige Lösungen.

 

Leistungen von LHIND für die HHLA auf einen Blick:

  • Aufsetzen und Leitung eines agilen Projekts mit Scrum Master
  • Entwicklung einer Schnittstelle zum Hafensteuerungssystem N4 mit SAP ABAP, um die Abrechnungsdaten für SAP SD aufzubereiten
  • Customizing des Standardmoduls SAP SD
  • Einstellen der Abrechnungsprozesse in SAP SD
  • Einstellungen für die Archivierung der Abrechnungsdaten
  • Erstellen der Rechnungsformulare mit Adobe Forms
  • Unterstützung im laufenden Tagesgeschäft und strategische Partnerschaft nach Implementierung

Die Herausforderung

HHLA Containerumschlag (©HHLA / Thies Rätzke)

Als führender europäischer Hafen- und Transportlogistikkonzern managt die HHLA die An- und Auslieferung von Schiffscontainern per Bahn, Lkw und Binnenschiffen sowie die Zwischenlagerung von Containern in den Terminals. Dabei werden pro Jahr Container in einer Größenordnung von 7,6 Millionen TEU (Twenty-foot Equivalent Unit, deutsch Zwanzig-Fuß-Standardcontainer) bewegt, die entsprechend zeitnah abgerechnet werden müssen. Um diese Menge an Containern effizient und ohne hohen manuellen Aufwand zu fakturieren, sollten die alten Systeme zur Containerfaktura abgelöst werden. Ziel ist es, eine zeitgemäße Software zu implementieren, die die Abrechnungsprozesse der HHLA automatisiert und elektronischen Rechnungsversand als neuen Standard etabliert. Dafür war es notwendig, weitere Prozesse wie die Leercontainerverwaltung, Kennzeichnung von Umfuhren oder die Pflege von Schiffsdaten zu harmonisieren. Eine der Anforderungen an die Digitalisierung der Abrechnungs- und Rechnungsstellungsprozesse bestand darin, künftig Daten für jeden einzelnen Container sammeln, aufbereiten und übermitteln zu können. Damit wird die Fakturierung transparenter und es entsteht eine umfassende Datenbasis für das electronic Invoicing, welches den Kunden die Möglichkeit gibt, die übermittelten Fakturadaten flexibel auf die internen Rechnungseingangsprozesse anzupassen bzw. auch hier automatisierte Prozesse anzuschließen.

Um dieses Ziel zu erreichen, sollte das wartungsintensive Altsystem durch das Standardmodul SAP SD (Sales and Distribution) sowie einem auf Basis von SAP ABAP selbstentwickelten Pre-Billing-Moduls abgelöst werden.

Eine besondere Herausforderung stellte die gleichzeitige Neueinführung des Terminalsteuerungssystems N4 dar. Dieses System definierte die neuen Sollprozesse zur Übergabe der notwendigen Leistungsdaten an das Containerfaktura-Projekt. Hier galt es, sich eng abzustimmen und immer wieder Anpassungen im Projekt vorzunehmen. Für den Erfolg des Projektes war es notwendig, alle beteiligten Abteilungen der HHLA wie Vertrieb, Finanzen, IT Infrastruktur und SAP mit einer offenen Kommunikation frühzeitig in alle Schritte einzubinden. Für die Sprintplanung in diesem agilen Projekt nutzte das Team JIRA als Plattform für die Fehlerverwaltung, Problembehandlung und das operative Projektmanagement.

Die Lösung

Eingesetzte Technologien und Tools:

  • SAP SD (Sales and Distribution)
  • SAP ABAP
  • Adobe Forms
  • Jira

HHLA und Lufthansa Industry Solutions setzten im Projekt zur Digitalisierung der Containerfaktura auf eine agile Projektmethodik. Mit LHIND als zuverlässigem IT-Partner soll mit der Implementierung von SAP SD die Effizienz der Containerfaktura gesteigert, Abrechnungsprozesse weitestgehend automatisiert und mittelfristig die gesamte Fakturalandschaft im Konzern harmonisiert werden. In der Umsetzung übernahm LHIND das Customizing sowie die Einstellung der Abrechnungsprozesse in SAP SD. Rechnungsformulare wurden mithilfe von Adobe Forms erstellt sowie Einstellungen zur Archivierung von Abrechnungsdaten vorgenommen.

Bei der Entwicklung der Schnittstelle auf Basis von SAP ABAP zum Steuerungssystem N4, das die Leistungsdaten im Hafen bereitstellt, vertraut die HHLA auf die Erfahrung von LHIND in SAP-Software-Entwicklungsprojekten.

Als Hamburger Unternehmen kennt LHIND sich nicht nur bestens mit den Logistikprozessen im Hafen aus, sondern bringt zusätzlich Erfahrung in der agilen Projektführung mit. LHIND übernahm die technische Projektleitung und setzte gemeinsam mit HHLA als Methode für das Projekt- und Produktmanagement Scrum ein, um alle relevanten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der HHLA frühzeitig im Rahmen der Sprintplanung bereits über Teilergebnisse zu informieren. Bei der Zusammenarbeit standen daher gute Kommunikation, der Aufbau von Vertrauen sowie das gemeinsame Lernen im Projekt im Vordergrund.

Im Anschluss an das Projekt unterstützt LHIND die HHLA weiterhin tageweise im laufenden Betrieb. Darüber hinaus wurde eine strategische Partnerschaft vereinbart, um die Konzernstrategie, den Einsatz von SAP im Unternehmen mit weiteren Modulen zu erweitern, voranzutreiben. Als nächste Schritte sind hier beispielsweise die DSGVO-konforme Anpassung des SAP-HR-Systems sowie die Einführung einer Source-to-Pay-Plattform, um Ausschreibung und Beschaffungsprojekte zu bündeln, geplant. Im Rahmen einer Arbeitnehmerüberlassung unterstützt LHIND die HHLA zudem bei der Pflege der SAP-Berechtigungen im Konzern sowie bei der Erstellung und Anpassung von Rechnungsformularen in SAP.

Auf einen Blick: Das hat die LHIND-Lösung HHLA gebracht:

  • Effizienzsteigerung: Zeitnahe Fakturierung im Containerumschlag
  • Modernisierung und Automatisierung der standardisierten Abrechnungsprozesse mit SAP SD
  • SAP-ABAP-Schnittstelle ermöglicht die schnelle Übergabe der erbrachten Leistungen an die Abrechnung
  • Verbesserung der Usability zur einfachen Fehleranalyse und -behebung
  • Umstellung auf modernes electronic Invoicing wie von vielen Kunden der HHLA gewünscht

Der Kundennutzen

Das Projekt zur Digitalisierung der Abrechnungsprozesse mit SAP SD führt bei HHLA das electronic Invoicing als neuen Standard der Containerfaktura ein. Es erfolgte im Spannungsfeld zwischen Kunden der HHLA, die bereits selber auf digitale Eingangsrechnungen warteten sowie anderen, die weiterhin auf Papierrechnungen per Post setzten. Für letztere gab das Projekt somit einen Anstoß, die notwendige und zeitgemäße Digitalisierung der Rechnungsprozesse anzugehen.

Der gesteigerte Automatisierungsgrad in der Containerfaktura macht die Abrechnung deutlich schneller, effizienter und transparenter. Statt wie bisher schiffsbezogene Abrechnungen zu erstellen, erfolgt die Abrechnung nun auf Basis einzelner Container. Die Rechnungsstellung und Abrechnung der Leistungen im Hafen erfolgt über die Schnittstelle auf Basis von SAP ABAP zum Steuerungssystem N4 und CBS (Eigensoftware für zwei Terminals) zeitnah zu den erbrachten Leistungen. Die Faktura erfordert jetzt weniger manuelle Arbeitsschritte, was die Abrechnung weniger fehleranfällig macht. Kommt es dennoch zu Unklarheiten, können Fehler dank einer einheitlichen Datensammlung schneller analysiert und behoben werden.

„Mit der Einführung von SAP SD haben wir unser Ziel erreicht, die Containerabrechnung weitgehend zu automatisieren und Electronic Invoicing als neuen Standard zu etablieren. Was dieses Projekt jedoch wirklich auszeichnet hat, war eine klare Zukunftsvision, sinnvolle Projektziele und ein gutes Fachkonzept, in Kombination mit einem erstklassigen Mixed-Team aus HHLA und LHIND, die mit agilem Mindset, hoher Kompetenz, Begeisterung für das Projekt und Spaß bei der Arbeit hervorragende, moderne Prozesse erschaffen haben. Dieser gemeinsame Flow-Effekt, der bis weit in den Post-Go-Live Support anhält, ist in meiner Wahrnehmung der Unterschied, der in diesem Projekt für „Next Level“-Ergebnisse gesorgt hat.“

Karin Auling
Leiterin Faktura, Hamburger Hafen und Logistik AG (HHLA)

Am Ende wurde nicht nur das ursprüngliche Budget eingehalten, sondern auch der ursprüngliche Zeitplan um mehr als ein Jahr unterboten.