Mehr Selbstgestaltung durch neues Self-Service-System

Für das Universitätsklinikum Heidelberg hat Lufthansa Industry Solutions ein modernes Self-Service-System für die Dienstplanerstellung entwickelt. Es ermöglicht Mitarbeitern, Führungskräften und Personalmanagement eine effizientere Planung und erhöht die Flexibilität.

Der Kunde

Das Universitätsklinikum Heidelberg ist mit mehr als 12.700 Mitarbeitern (2014) eines der größten medizinischen Zentren in Deutschland. Die seit dem Jahr 1388 bestehende Medizinische Fakultät der Universität Heidelberg zählt zu den international bedeutendsten biomedizinischen Forschungseinrichtungen in Europa. In mehr als 50 klinischen Fachabteilungen des Universitätsklinikums werden jährlich rund 64.000 Patienten stationär behandelt, rund eine Million Patientenbesuche erfolgen ambulant.

Die Herausforderung

In den einzelnen Klinikbereichen existierten unterschiedliche Prozessabläufe bei Urlaubsplanung, Wunschdiensten sowie den zugehörigen Genehmigungsverfahren. Die Einführung einer systemunterstützten Personaleinsatzplanung für den ärztlichen Bereich ermöglichte zwar bereits standardisierte und zentral ausgerichtete Abläufe. Doch Routineaufgaben wie die Erstellung von Dienstplänen waren nach wie vor umständlich und zeitintensiv.

Es zeigte sich, dass weitere Optimierungspotenziale durch die Einführung von Self Services entstehen können. Sie bieten die Flexibilität, Mitarbeiter und Führungskräfte optimal in die Dienstplanerstellung einzubeziehen.

Die Lösung

Mit Self Services für Angestellte und Manager wollte das Universitätsklinikum Heidelberg den Selbstgestaltungsanteil bei der Erstellung der Dienstpläne signifikant erhöhen. In einem mehrstufigen Projekt richtete die zentrale IT des Universitätsklinikums gemeinsam mit dem Implementierungspartner Lufthansa Industry Solutions zwischen 2012 und 2014 zahlreiche Self Services ein und rollte sie sukzessive in die einzelnen Klinikbereiche aus.

Die Lösung sollte für alle Klinikbereiche Standards schaffen und die Effizienz der bisherigen Prozesse deutlich steigern. Dank kurzer Entwicklungszyklen konnten Teile des Systems schnell fertiggestellt, ausgeliefert und getestet werden. So entstand Schritt für Schritt ein Gefühl für das neue Self-Service-Portal, bei dem die Projektmitarbeiter auch Navigationsstruktur und Oberflächendesign mitentwickelten. Seit dem Projektabschluss im Herbst 2014 werden die Self Services kontinuierlich erweitert und optimiert.

Der Kundennutzen

Mithilfe des neuen Self-Service-Systems wurde der Selbstgestaltungsanteil bei der Dienstplanerstellung deutlich erhöht. Mitarbeiter und Führungskräfte können nun Aufgaben, die zuvor über die Personalabteilung abgewickelt wurden, weitgehend eigenständig durchführen. Sie haben selbst zu jeder Zeit Zugriff auf relevante Zahlen und Formulare, können Datensätze pflegen und Auswertungen vornehmen. Integrierte Genehmigungsprozesse durch den jeweiligen Vorgesetzten – etwa bei der Urlaubsplanung – unterstützen die Kommunikation zwischen Mitarbeitern und ihren Führungskräften.

Das Self-Service-System vergrößert zudem die Datenqualität und Transparenz im Unternehmen und verringert den administrativen Aufwand für das Personalmanagement. Durch die Entlastung der Mitarbeiter bleibt mehr Zeit, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren – die Gesundheit der Patienten.

Wir haben mithilfe moderner Technologien ein Self-Service-System geschaffen, das uns eine effizientere Planung ermöglicht und die Zufriedenheit unserer Mitarbeiter steigert.

Günter Grüber
Leiter der Abteilung „Betriebswirtschaftliche und Klinisch Administrative Anwendungen“ am Universitätsklinikum Heidelberg

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