Schneller zum Erfolg:
Neues Projektmanagement-System für die Apleona IT

Durch die zunehmende Digitalisierung ändern sich auch die Anforderungen an ein zukunftsfähiges Projektmanagement. Immer komplexere IT-Projekte müssen kostengünstig und effizient umgesetzt werden. Deshalb setzte die Apleona beim Aufbau ihres neuen Projektmanagement-Systems auf die Experten aus dem Bereich Project Management Excellence (PMX) von Lufthansa Industry Solutions.

Der Kunde

Apleona aus Neu-Isenburg bei Frankfurt am Main zählt zu den führenden Immobiliendienstleistern Europas. An rund 210 Standorten betreiben und managen über 20.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Immobilien sämtlicher Assetklassen für ihre unterschiedlichen Auftraggeber aus Industrie, Handel und Logistik, Finanzwesen und öffentliche Einrichtungen. Mit vielfältigen produktionsunterstützenden Dienstleistungen steht Apleona Nutzern, Eigentümern oder Investoren in über 30 Ländern zur Seite.

Leistungen von LHIND für Apleona auf einen Blick:

  • Konzeption und Aufbau eines neuen Projektmanagement-Systems
  • Etablierung eines IT-eigenen Projekt Management Office (PMO)
  • Bereitstellung eines Projektmanagement (PM) Handbuches mit umfangreichem Methoden- und Toolset nach PMI-Standards
  • Schulungen und Trainings für alle IT-Mitarbeiter zum neuen Projektmanagement-System
  • Umfassende Projektplanung, Projektmanagement und Reporting für dieses Implementierungsprojekt

Um die technologischen Möglichkeiten des digitalen Wandels optimal zu nutzen, betreibt Apleona eine eigene IT. Diese hat ihre Wurzeln in der Bilfinger Global IT, wurde dort herausgelöst und agiert heute als eigenständige Abteilung innerhalb der Apleona. Als eines der europaweit marktführenden Unternehmen im Real Estate und Facility Management leistet Apleona mit seinem IT-Bereich auch bei der Entwicklung digitaler Lösungen Pionierarbeit. Dazu zählen schnellere und qualitativ bessere Möglichkeiten für Controlling und Sicherheit oder die Prozesssteuerung und -optimierung. Dadurch legt Apleona den Grundstein für mehr Effizienz bei gleichbleibenden oder geringeren Kosten und erzielt hiermit einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil für sich und seine Kunden.

Die Herausforderung

Die Apleona IT betreut eine Vielzahl an Projekten mit unterschiedlichen Laufzeiten und Projektvolumen. Diese reichen vom Access Management mit Single Sign On (SSO)-Lösungen und mehrstufigen Public-Key-Infrastrukturen (PKI) über große Rollouts von Software und Systemen oder die Etablierung von Application Roadmaps bis hin zur Harmonisierung von Serverlandschaften oder auch dem Auf- und Ausbau eines umfassenden IT-Service-Managements (ITSM).

Zur Erweiterung des eigenen Leistungsspektrums im IT Service Management rief Apleona ein Programm ins Leben, das mehr als 30 Projekte umfasst. Zusätzlich wurden 20 weitere Projekte gestartet, um wachsenden Kundenansprüchen und gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden. Darüber hinaus entstanden immer wieder Ad-hoc-Projekte, die die Planung und Kapazitäten der Apleona IT vor Herausforderungen stellten, schwierig zu steuern waren und für die Zeit zur Strukturierung, Priorisierung sowie für ein gutes Monitoring fehlte. Zu häufig war der IT-Bereich im gefühlten Notfallbetrieb unterwegs und löste Aufgaben „auf Zuruf“. Für eine effizientere Gestaltung der Prozesse und ein optimales Gesamtmanagement der vielen Projekte waren ein neues Projektmanagement-System (PM-System) und die Etablierung eines IT-eigenen Projekt Management Office (PMO) die nächsten logischen Schritte. Größte Herausforderung hierbei war der Faktor Zeit, weil dringend eine neue Struktur geschaffen und Prozesse vereinfacht werden mussten, um den IT-Bereich schnellstmöglich aus seinem gefühlten Notfallbetrieb herauszuführen. Die Konzeptionsphase für das neue PM-System und das PMO betrug nur etwa 2 Monate und gleichzeitig liefen bereits die ersten dringenden Projekte noch ohne die entsprechenden Methoden, Tools und Freigabeprozesse an. Die Einführung und Schulung des PM-Systems erfolgte in kürzester Zeit sowie im laufenden Betrieb. Nur so war es möglich, kurzfristig alle Projekte an die neuen Prozesse anzupassen, entsprechend zu managen und übergreifend zu reporten.

Die Schulungen erfolgten zudem in hoher Taktung. Um alle involvierten Mitarbeiter auf ein Wissenslevel zu bringen und die Akzeptanz innerhalb des Unternehmens sicherzustellen, galt es intern wie extern rund 70 Personen zu schulen. Bei Erstellung des PM-Handbuchs, der Tools und der Konzeption des Schulungsaufbaus mussten zudem die beruflichen Hintergründe und Vorqualifikationen der Mitarbeiter berücksichtigt werden. Innerhalb der Apleona IT leiteten nun auch viele Entwickler und Informatiker, die bislang keinen umfassenden Projektmanagementbackground hatten, IT-Projekte. Um ihnen einen schnellen und guten Einstieg zu ermöglichen, war es besonders wichtig, das Methoden- und Toolset logisch strukturiert, effizient und einfach anwendbar zu gestalten.

Es galt jedoch nicht nur, die Anwender strukturiert und effizient abzuholen. Ebenso wichtig war es, den Projekt-Überblick zu behalten und dem oberen Management diesen regelmäßig zu übermitteln. Ein zentrales, umfassendes und detailliertes Gesamt-IT-Reporting über Fortschritt und Kosten wurde für die zuverlässige Überwachung und Einhaltung des freigegebenen IT Budgets etabliert und monatlich aufbereitet.

Die Lösung

Für den Aufbau des PM-Systems von Apleona waren Geschwindigkeit, Sicherheit, Flexibilität und Qualität gefordert. Die erfolgreiche Umsetzung unterstützte Lufthansa Industry Solutions mit seinen PM-Spezialisten aus dem Bereich „Project Management Excellence“(PMX). Die Methoden und Vorgehensweisen, mit denen der Bereich PMX seine Kunden unterstützt, basieren auf dem internationalen Standard des Project Management Institute (PMI), bei dem Prozesse und praxisorientiertes Wissen im Fokus stehen. Da Apleona international agiert, lag die Entscheidung für den PMI-Standard nahe, der weltweit und branchenübergreifend große Akzeptanz findet. Zwar findet der Rollout des neuen PM-Systems zunächst nur im D-A-CH-Wirtschaftsraum statt. Im nächsten Schritt werden sich jedoch auch internationale IT-Projekte von Apleona am neuen PM-System orientieren.

Ein solches System innerhalb kürzester Zeit ins Leben zu rufen, war die gemeinsame Aufgabe von Apleona und LHIND. Als wertvolle Grundlage für das Projekt dienten die PMX-Methodik, Vorlagen und die bewährte PM-Handbuchstruktur von Lufthansa Industry Solutions. Da diese eine breite Palette erprobter Templates, Methoden und Tools beinhaltet, konnte LHIND der Apleona IT in kürzester Zeit ein komplettes und voll einsatzfähiges PM-Handbuch mit allen benötigten Elementen zur Verfügung stellen. Lediglich Anpassungen gemäß Corporate Identity sowie weitere kleinere Änderungen nach Vorgaben der Apleona waren umzusetzen. Apleona erhielt Tools und Vorlagen für den Projektantrag, den vom Management freizugebenen Projektauftrag, einen Aktivitäten- und Ressourcenplan, ein Risikoregister, regelmäßige Status Reports, aufkommende Change Requests, einen einheitlichen Projektabschlussbericht uvm.

Die direkt an den Methoden und Tools ausgerichtete Schulung für alle IT-Mitarbeiter ebnete den Weg für die Akzeptanz im Unternehmen. Gleichzeitig förderten die Trainings, welche ebenfalls durch den LHIND PMX-Projektmanager konzipiert und durchgeführt wurden, auch die umgehende Anwendung des neuen PM-Systems. Die fortlaufende Unterstützung der IT-Mitarbeiter von Apleona während der Etablierung der neuen Strukturen und Systeme, bei der Projektplanung, beim Projektmanagement und im Reporting rundeten die erfolgreiche Einführung ab.

Produktblatt PMX Project Management Excellence – Erfolgsfaktor Projektmanagement

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Der Kundennutzen

Lufthansa Industry Solutions setzte bei der Zusammenarbeit mit der Apleona IT auf die enge Verzahnung von PMI-Standards, erprobten Tools und kundeninternen Geschäftsprozessen. Damit konnten Aufbau und Etablierung sehr schnell und reibungslos verlaufen. Dank frühzeitig begonnener und umfassender Schulungen durch den erfahrenen LHIND PMX-Projektmanager fand das neue PM-System hohe Akzeptanz und schnelle Anwendung. Das systematisch erhobene und ausgewertete direkte User-Feedback der ersten Anwender trug ebenfalls zu Erfolg und Akzeptanz bei und das System wurde dank dieser wertvollen Informationen kontinuierlich weiterentwickelt.

Nach Abschluss der Trainings waren die Projektmanager der Apleona IT optimal vorbereitet: Sie können nun Veränderungen und Herausforderungen frühzeitig erkennen, entsprechende Maßnahmen ergreifen und sind zukünftig in der Lage, ihre Projekte mit dem neuen Methoden- und Toolset nicht nur zu planen und durchzuführen, sondern auch umfassend zu managen. Damit ist der Grundstein gelegt, um ein strategisches Projektmanagement aufzusetzen und damit die Führung sowie Steuerung aller IT-Projekte und Programme der Apleona IT zu fokussieren und optimal umzusetzen.

Diese erfolgreiche gemeinsame Arbeit von Apleona und Lufthansa Industry Solutions fand eine direkte Fortsetzung. So hat LHIND nach Implementierung die operative Durchführung des Projekt Management Offices und die Unterstützung des Head of IT-PMO interimsweise übernommen bis hierfür eine Mitarbeiterin von Apleona eingesetzt werden konnte. Zeitgleich betreute LHIND das IT-Projekt „Windows 10 Rollout“ in der D-A-CH-Region sowie die Konzeption und Implementierung des IT Service Catalogue Managements. Letzteres konnte im Anschluss ebenfalls an eigene Mitarbeiter von Apleona übergeben werden.

„Dank des neuen PM-Systems mit seinen umfangreichen Methoden und Tools, das in enger Zusammenarbeit zwischen Lufthansa Industry Solutions und Apleona erstellt und etabliert wurde, sind wir in der Lage, unseren Projektmanagern eine strukturierte Unterstützung an die Hand zu geben. Damit können sie ihre Projekte nicht nur planen und durchführen, sondern vor allem sinnvoll managen. Wir können mit Stolz sagen, in nur wenigen Monaten ein PM-System etabliert zu haben, das uns weg vom 'Projekt-auf-Zuruf' und hin zu einem professionellen Programm- und Projektmanagement gehoben hat.“

Daniel Dumke
Head of IT Project Management Office & Governance, Apleona